Capaciteitsmanagement bij een ouderenzorgaanbieder
Een ouderenzorgaanbieder staat voor de opgave om de toenemende en veranderende zorgvraag beter te verbinden met de beschikbare personele capaciteit. Door ontwikkelingen zoals arbeidsmarktkrapte, regionale samenwerking en de groeiende complexiteit van zorg, ontstaat de noodzaak om capaciteitsmanagement structureel, integraal en toekomstbestendig in te richten.
Aanleiding
Nadat belangrijke stappen zijn gezet, zoals de inrichting van een plan- en flexorganisatie en een vastgesteld capaciteitsbeleid ontbrak een organisatiebrede, samenhangende aanpak en dienden een aantal onderdelen uit het beleid nog te worden gerealiseerd.
De centrale vraag in dit programma is hoe kan worden gekomen tot een duurzaam en samenhangend ingericht capaciteitsmanagementproces dat structureel inzicht en sturing biedt op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Het doel is om een situatie te creëren waarin cliënten de juiste zorg op het juiste moment ontvangen, medewerkers optimaal worden ondersteund door het planproces en eigenaarschap en samenwerking binnen de organisatie worden versterkt.
Onze rol
XpertiseZorg vervult de rol van programmamanager capaciteitsmanagement en begeleidt de organisatie bij het ontwerpen en implementeren van een integraal capaciteitsmanagementproces. Samen met medewerkers, management en bestuur wordt gewerkt aan een gedeelde visie, heldere uitgangspunten en een samenhangende capaciteitscyclus.
De aanpak kenmerkt zich door het combineren van de ‘harde’ kant (processen, rollen, dashboards en systemen) met de ‘zachte’ kant van verandering, zoals cultuur, eigenaarschap en leiderschap. Door te werken vanuit een lerende organisatie, met ruimte voor reflectie, bijsturing en dialoog, ontstaat beweging in de organisatie. Daarnaast wordt actief aangesloten bij regionale initiatieven en samenwerkingen, zodat het capaciteitsmanagement ook buiten de eigen organisatie toekomstbestendig is ingericht.
Eerste resultaten
De eerste resultaten zijn inmiddels zichtbaar. Nadat in- en overzicht is gecreëerd, zijn een aantal deelprojecten geformuleerd en gestart. Een voorbeeld hiervan is het op- en inrichten van een interne flexpool welke inmiddels ook operationeel is binnen de organisatie. Daarnaast wordt de implementatie van de regionale flexpool op dit moment ook voorbereid. Andere deelprojecten zijn de analyse en concretsering van de taakuren- en rollen in samenhang met de bruto-netto verhoudingen. Maar ook het doorontwikkelen van de tactische planning.
Verder zijn belangrijke stappen gezet om de organisatie verder mee te nemen, bijvoorbeeld door het inrichten van een klankbordgroep, en het starten van een verbeterde informatievoorziening voor teams.
